Provádění nemocenského pojištění a povinnosti zaměstnavatelů

7.15.2.5

Provádění nemocenského pojištění a povinnosti zaměstnavatelů

Mgr. Michaela Hradcová, JUDr. Jan Přib

 NahoruOrgány nemocenského pojištění

Zaměstnancům vyplácejí dávky pouze orgány nemocenského pojištění (nikoliv zaměstnavatelé); této skutečnosti se též přizpůsobují povinnosti zaměstnavatelů. Povinnosti zaměstnavatelů při provádění nemocenského pojištění nezávisí na počtu jejich zaměstnanců. Nemocenské pojištění provádějí orgány nemocenského pojištění, tj. územní správy sociálního zabezpečení, jde-li o zaměstnance a osoby samostatně výdělečně činné.

 NahoruPřehled povinností zaměstnavatelů

Zaměstnavatelům ukládá ZNP tyto základní povinnosti (uvedené zejména v § 93 až § 99 ZNP):

• povinnost přihlásit se do registru zaměstnavatelů,

• povinnost oznamovat nástup do práce a skončení zaměstnání u jednotlivých zaměstnanců,

• povinnost vést evidenci o svých zaměstnancích,

• povinnost uschovávat záznamy o evidovaných skutečnostech,

• povinnost přijímat žádosti zaměstnanců o dávky nemocenského pojištění (s výjimkou žádosti o nemocenské) a předávat orgánům nemocenského pojištění předepsaným způsobem stanovené údaje pro nárok na dávky a jejich výpočet,

• povinnost poskytovat orgánům nemocenského pojištění potřebnou součinnost.

Zaměstnavatelé obstarávají práce spojené s plněním úkolů v nemocenském pojištění na vlastní náklady.

 NahoruPovinnost registrace

Zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, je povinen přihlásit se nejpozději do 8 kalendářních dnů od svého vzniku na předepsaném tiskopisu do registru zaměstnavatelů, což je úprava platná do 31. 3. 2026. Povinnost přihlašování plní zaměstnavatel od 1. 4. 2026 přihlášením do evidence zaměstnavatelů podle zákona č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (dále jen "zákon o JMHZ"). Zaměstnavatel přihlašuje též všechny své mzdové účtárny (s uvedením jejich adres a osob, které jsou za ně oprávněny jednat jménem zaměstnavatele). Mzdovou účtárnou je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd nebo platů zaměstnanců; je-li zaměstnavatelem stát, rozumí se mzdovou účtárnou útvar příslušné organizační složky státu, ve kterém je vedena evidence platů. Tato povinnost registrace se týká i zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají zaměstnance činné na základě dohody o provedení práce, i když tito zaměstnanci nejsou účastni nemocenského pojištění.

Zaměstnavatel je povinen přihlásit do registru zaměstnavatelů též každou svou mzdovou účtárnu, a to od 1. 4. 2026 přihlášením do evidence zaměstnavatelů podle zákona o JMHZ; v této přihlášce je povinen uvést též okruh zaměstnanců organizační složky, popřípadě jinak vymezený okruh zaměstnanců, pro které mzdová účtárna vede evidenci mezd nebo platů. Pokud bude mzdová účtárna zřízena až po podání přihlášky zaměstnavatele do evidence zaměstnavatelů, běží lhůta 8 kalendářních dnů k jejímu přihlášení ode dne jejího zřízení. Uvedené povinnosti týkající se mzdové účtárny neplatí, má-li zaměstnavatel jen jednu mzdovou účtárnu, jejíž místo je shodné se sídlem zaměstnavatele.

Zaměstnavatel se přihlásí do evidence zaměstnavatelů:

• v období od 1. 4. 2026 do 30. 6. 2026 ve lhůtě 8 dnů ode dne nástupu prvního zaměstnance. Má-li zaměstnavatel zaměstnat zahraničního zaměstnance, je povinen se přihlásit do evidence zaměstnavatelů nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance.

• od 1. 7. 2026 ve lhůtě nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem.

Zaměstnavatel je povinen písemně ohlásit každou změnu údajů, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala. Zaměstnavatel je povinen se odhlásit z registru zaměstnavatelů, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem posledního zaměstnance. Tuto povinnost splní odhlášením z evidence zaměstnavatelů podle zákona o JMHZ.

Při zrušení mzdové účtárny, která byla zapsána v evidenci zaměstnavatelů, je zaměstnavatel povinen odhlásit ji, a to do 8 kalendářních dnů ode dne zrušení mzdové účtárny.

Přihlašování se do evidence zaměstnavatelů a hlášení změn plní zaměstnavatelé u příslušné správy sociálního zabezpečení; správcem údajů vedených v evidenci zaměstnavatelů je Česká správa sociálního zabezpečení. Zaměstnavatelé a jejich mzdové účtárny jsou povinni ve styku s územní správou sociálního zabezpečení a Českou správou sociálního zabezpečení používat přidělený variabilní symbol zaměstnavatele a mzdové účtárny.

Má-li zaměstnavatel dvě nebo více mzdových účtáren, plní povinnosti zaměstnavatele v nemocenském pojištění každá mzdová účtárna zvlášť za okruh zaměstnanců, pro které vede evidenci mezd nebo platů.

 NahoruPovinnost oznamovací

Zaměstnavatel je povinen oznámit územní správě sociálního zabezpečení v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou touto správou na předepsaném tiskopisu den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na nemocenském pojištění, a to do 8 kalendářních dnů od nástupu do zaměstnání, a den skončení doby zaměstnání se zaměstnancem, a to do 8 kalendářních dnů od skončení zaměstnání; tyto povinnosti plní zaměstnavatel od 1. 4. 2026 přihlášením/odhlášením zaměstnanců do/z evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ.

Zaměstnavatel přihlásí zaměstnance do evidence zaměstnanců:

• v období od 1. 4. 2026 do 30. 6. 2026 ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy zaměstnanec nastoupil do zaměstnání, zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nebo kdy zaměstnavatel poprvé poskytl zaměstnanci plnění. Nebo přihlásí zaměstnance v den, kdy předal žádost o dávku nemocenského pojištění územní správě sociálního zabezpečení, uplatnil-li zaměstnanec nárok na výplatu dávky nemocenského pojištění dříve, než zaměstnavatel tohoto zaměstnance přihlásil do evidence zaměstnanců. V případě zaměstnávání zahraničního zaměstnance je zaměstnavatel povinen přihlásit ho nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce.

• Od 1. 7. 2026 nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však může tohoto zaměstnance přihlásit ve lhůtě 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání. Případně přihlásí zaměstnance ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nebo toto plnění zaměstnavatel poprvé poskytl.

Od 1. 7. 2026 může zaměstnavatel při přihlašování zaměstnance do evidence zaměstnanců (s výjimkou zahraničních zaměstnanců) využít tzv. částečného přihlášení. Částečné přihlášení musí být provedeno ve lhůtě 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání. Při částečném přihlášení zaměstnavatel uvede údaje v rozsahu jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje stanovené pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců je zaměstnavatel povinen oznámit ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy tento zaměstnanec nastoupil k výkonu práce.

Zaměstnavatel odhlásí zaměstnance z evidence zaměstnanců ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy zaměstnání skončilo, případně ode dne, kdy zaměstnavateli skončila povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nebo zaměstnavatel toto plnění poskytovat přestal.

Zaměstnavatel je povinen písemně ohlásit správě sociálního zabezpečení změnu údajů, a to do 8 dnů ode dne, kdy tato změna nastala.

 NahoruPovinnost evidenční

Zaměstnavatel je povinen vést o svých zaměstnancích pro účely nemocenského pojištění stanovenou evidenci; rozsah uvedených údajů vyplývá z § 95 ZNP. Údaje uvedené v § 95 odst. 1 písm. a) až j) ZNP se týkají zaměstnanců účastných nemocenského pojištění; určité údaje [uvedené v § 95 odst. 1 písm. a) až c) ZNP] jsou však zaměstnavatelé povinni vést i o zaměstnancích, kteří nejsou účastni nemocenského pojištění (tato povinnost je dána zejm. pro účely kontroly). Zaměstnavatel je však povinen vést evidenci v plném rozsahu o svých zaměstnancích činných na základě dohody o provedení práce, a to bez ohledu na to, zda tato dohoda zakládá či nezakládá účast těchto zaměstnanců na nemocenském pojištění.

 NahoruPovinnost uchovávat záznamy

Zaměstnavatel je povinen uchovávat záznamy o skutečnostech vedených v jeho evidenci po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu (např. pro mzdové listy platí uschovací doba 30 roků). Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

 NahoruPovinnost přijímat žádosti o dávky

Mezi nejdůležitější povinnosti zaměstnavatele patří povinnost přijímat žádosti svých zaměstnanců o dávky nemocenského pojištění, s výjimkou nemocenského, a další podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu a neprodleně je spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předávat správě sociálního zabezpečení. Za tuto žádost se považuje oznámení zaměstnance zaměstnavateli, že u zaměstnance nastala sociální událost, a sdělení, o kterou dávku nemocenského pojištění zaměstnanec žádá; zaměstnanec současně předkládá příslušné doklady, kterými osvědčuje splnění podmínek pro nárok na dávku a její výplatu, a sděluje identifikátor předepsaného tiskopisu vystaveného ošetřujícím lékařem. Zaměstnavatel je povinen na předepsaném tiskopise zaznamenat toto sdělení zaměstnance a spolu s dalšími podklady, které zaměstnanec předal…